Iemand uit de directie is naar een AI-sessie geweest en komt enthousiast het kantoor binnenlopen. “Binnen een half jaar verdient dit zichzelf terug!”
Klinkt sympathiek. Tot de vraag even later op jouw bordje belandt: kunnen we dat onderbouwen voor de volgende vergadering? Je gaat zitten, opent Excel en loopt vrijwel direct vast. Want om te berekenen wat je wint, moet je weten wat je nu kwijt bent. En die cijfers heeft simpelweg niemand.
Hoeveel uur kost de maandafsluiting nu precies? Wat kost die extra ronde met de accountant elk jaar? Hoeveel dagen liggen de cijfers stil voordat ze op tafel komen?
Niemand die het bijhoudt. Finance-uren schrijf je niet per proces, doorlooptijden staan nergens en de kosten van een moeizame afsluiting zitten verstopt in salarissen die er toch al waren. Er is geen nulmeting. En zonder voor is er geen na.
Toch heeft een op de drie MKB-bedrijven inmiddels iets van AI aanstaan. Die vraag komt dus sowieso.
Het is geen meningsverschil
Als dit schuurt op kantoor, lijkt het al snel op een verschil in karakter. De directie is enthousiast, finance houdt de hand op de knip, en beide kanten snappen elkaar niet.
Maar jullie verschillen helemaal niet van mening over hoe snel AI werkt. Jullie meten gewoon iets anders.
De directie telt vanaf het moment dat de tool wérkt. De analyse rolt eruit, het rapport staat klaar, mooi geregeld. Jij telt vanaf het moment dat het in de cijfers te zien is. En dat is een stuk later. Er zit namelijk nog een hoop werk tussen dat in geen enkele demo voorbijkomt: data opschonen, mensen anders laten werken en de output controleren. Elke maand opnieuw.
Benoem je dat verschil niet? Dan ga je discussiëren over een getal. En die discussie verlies je, want het getal van de ander staat al op de PowerPoint.
Pak een bierviltje
De oplossing is eigenlijk vrij saai: meet je proces vóórdat je iets nieuws koopt.
Stel dat je een groep hebt met vier BV’s en je doet de consolidatie in Excel. Houd gewoon eens één maand bij hoeveel uur er in die rapportage gaat. Schrijf op hoeveel dagen er zitten tussen de laatste boeking en de cijfers op tafel, en wat je die maand aan inhuur hebt uitgegeven.
Eén maand, vijf regeltjes op papier.
Het voelt als flauwe administratie, totdat iemand volgend jaar vraagt wat die mooie AI-tool nou eigenlijk heeft opgeleverd. Doe het dus liever een maand te vroeg dan een maand te laat. Want een nulmeting die je achteraf moet bedenken, is niks meer dan een gok waar je toevallig goed uitkomt.
Zet er een naam bij
Met alleen cijfers ben je er trouwens nog niet. Als je hier een goed gesprek over wilt voeren, heb je een simpel overzicht nodig: dit kost het proces nu, deze post op de P&L moet gaan zakken, en déze persoon is daarvoor verantwoordelijk.
Twee dingen gaan hierbij bijna altijd mis:
De controle-uren worden vergeten. De licentie staat op de factuur, die ziet iedereen. Maar de uren die je team kwijt is aan het controleren van de AI-output? Die rekent niemand mee. Terwijl juist die uren bepalen of je onderaan de streep iets overhoudt.
Niemand voelt zich eigenaar. Uit onderzoek blijkt dat wanneer niemand echt verantwoordelijk is voor een AI-project, bij 41 procent van de bedrijven hélemaal niks meetbaars verandert. Is er wél een duidelijke eigenaar? Dan is dat maar 9 procent. Eigenaarschap bepaalt simpelweg of een project slaagt of niet.
Niet alles levert euro’s op
En wees eerlijk aan de directietafel: niet elke winst landt direct in harde euro’s op de bankrekening.
Een toelichting die een dag sneller klaar is, een extra scenario dat je nu wél kunt doorrekenen, of een fout die je zelf ontdekt voordat de accountant er over valt — dat is gigantisch waardevol. Maar je P&L verandert er geen cent door.
Zeg dat dan ook gewoon. “Deze tool bespaart geen salaris, maar we houden hem omdat we er beter door werken” is een prima conclusie. Een besparing bij elkaar fantaseren om je sheet te vullen, is een boemerang die volgend jaar heel hard terugkomt.
De bottom line
De directie vraagt niet om optimisme en ook niet om gezeur. Ze willen gewoon weten wanneer ze resultaat zien.
Dat antwoord kun je pas geven als je weet waar je bent begonnen. De moeilijkste stap zit niet aan het eind als je gaat evalueren, maar nu meteen: in de maand vóórdat je de knop omzet. Die maand krijg je niet meer terug.
Dus voordat je die volgende licentie aftikt: meet eerst wat je nu kwijt bent. Eén maand, vijf regels. Je hebt het hard nodig zodra iemand vraagt wat het gekost én opgeleverd heeft.
Dat wij bij Smartbooks gek zijn op strakke processen en kortere doorlooptijden snap je wel. Maar die nulmeting hoef je niet bij ons te kopen. Een blocnote op je bureau is genoeg, als je hem maar invult vóórdat je begint.
Hoe zit dat bij jullie? Ligt er al een cijfer van vóór de start waar je straks mee kunt vergelijken?
Tot de volgende!
Jaap