*In het MKB is de controller de chief of staff van de directie. Dat is precies het werk dat AI nu als eerste overneemt, en alleen voor de helft die ergens is opgeschreven.*
Naast je eigen werk doe je er een tweede baan bij.
Je onthoudt dat de bank in oktober om de halfjaarcijfers vraagt. Je leest de mailwisseling over de nieuwe inkoopprijzen en weet daardoor eerder dan de rest dat de marge gaat schuiven. Je bereidt het MT-overleg voor met de twee punten die er werkelijk toe doen, en je herinnert de directie aan het besluit dat vorige maand is doorgeschoven naar “volgende keer”.
Voor die tweede baan ben je niet aangenomen. In grote bedrijven bestaat er een functie voor, chief of staff: iemand die de agenda bewaakt, de stukken leest die niemand opent, en de leiding voorbereidt op wat er die dag gaat gebeuren. In het MKB is die er niet. Dus doe jij hem erbij, tussen de afsluiting en de aangifte door.
En dat is nu net het deel van je werk waar de gesprekken over AI zelden over gaan.
Het kost weinig vakkennis en veel aandacht
Bijhouden wat er speelt, is geen specialistisch werk. Het vraagt geen tien jaar ervaring om te weten dat er nog een reactie openstaat of dat een contract in november afloopt. Het vraagt aandacht. En aandacht is precies wat er in een finance-team van twee of drie mensen het eerst op raakt.
Gartner ondervroeg in juli 2023 bijna vijfhonderd mensen uit de controllersfunctie. Bijna zes op de tien maakt meerdere financiële fouten per maand, en een derde zelfs meerdere per week. Het onderzoek wijst daarbij niet naar gebrek aan vakkennis, maar naar capaciteit.
Dat is geen pleidooi om harder te werken. Het is een aanwijzing waar je als eerste iets moet weghalen.
Wat een assistent nodig heeft om uit zichzelf te beginnen
De meeste mensen gebruiken AI reactief. Je hebt een vraag, je plakt een export in een chatvenster, je krijgt een antwoord. Dat werkt vaak verrassend goed, maar het blijft jouw beurt. Er gebeurt niets zolang jij niets vraagt.
Een assistent die echt iets van je overneemt, werkt andersom. Daar zijn drie dingen voor nodig, en geen daarvan is een beter model.
Toegang. Hij moet bij de bronnen kunnen waarin het werk zich afspeelt: je mail, je agenda, de map met stukken, en het kanaal waarin je collega’s overleggen. Dat is inmiddels een kwestie van aanzetten. Claude kan rechtstreeks verbinden met je mail, agenda, documenten en Slack, met per handeling je eigen goedkeuring (Anthropic).
Een moment. Iemand die pas iets doet als jij het vraagt, is geen assistent maar een zoekmachine. Een taak die elke werkdag om half acht vanzelf draait, levert je een briefing voordat je bedacht had dat je hem nodig had.
Een geheugen. Wat eruit komt moet blijven staan: openstaande acties, genomen besluiten, punten die je in de gaten houdt. Zonder dat begint hij elke ochtend opnieuw, herhaalt hij zichzelf, en mist hij het enige wat een goede chief of staff onderscheidt, namelijk dat hij weet wat er vorige week is afgesproken.
Dit is geen project van een kwartaal. Dit zet je op een ochtend op.
Waar het in een groep stilvalt
En dan loop je tegen de grens aan waar dit stuk over gaat. Want de context van een controller valt uiteen in drie lagen, en die zijn niet even toegankelijk.
Je mail en agenda zijn de makkelijke laag. Afspraken, toezeggingen en deadlines staan er al in leesbare tekst, op één plek, met een datum erbij. Daar kan een assistent vandaag iets van je overnemen.
Je documenten zijn de middelste laag. Contracten, notulen, jaarstukken, de bankconvenanten. Bruikbaar zodra ze vindbaar zijn en niet als scan in de persoonlijke map van iemand die met vakantie is.
Je cijfers zijn de laag waar het misgaat. Die staan niet in één systeem, maar in vier administraties, elk met een eigen rekeningschema, met intercompany die er nog uit moet en met een handmatige correctie die alleen in jouw werkbestand bestaat.
Het gevolg is scherper dan het klinkt. Een assistent kan je vertellen dat de bank om cijfers vraagt en wanneer. Hij kan je niet vertellen of de marge over de groep dit kwartaal is gezakt. Niet omdat hij het niet begrijpt, maar omdat dat geconsolideerde cijfer nergens bestaat totdat jij het maakt.
De grens die blijft, ook als je de basis wel op orde hebt
Stel dat je die derde laag ontsluit. Eén plek, één schema, intercompany eruit, een spoor terug naar de bron. Dan verdwijnt het grootste deel van dit probleem. Maar er blijft iets staan, en dat hoor je zelden in verhalen over AI in finance.
Financiële informatie is pas compleet als de maand geboekt en afgesloten is. Een assistent die daar doorheen praat, geeft je een keurig onderbouwd antwoord over een halve maand. Dat antwoord klinkt goed en het kan gewoon fout zijn. In finance is een plausibel fout cijfer erger dan geen cijfer, want met een plausibel cijfer loop je naar de directie.
Wat wel kan: hem laten werken met wat af is, en expliciet laten zeggen tot welke datum hij kijkt. Dat is minder indrukwekkend dan een dashboard dat live meebeweegt, en het is het enige wat je durft door te geven.
Vier principes om mee te beginnen
Begin bij de laag die al is vastgelegd. Mail, agenda en stukken leveren de snelste winst en het kleinste risico.
Geef hem een vast moment. Een ochtendbriefing op de dag van je MT-overleg doet meer dan tien losse vragen op een drukke middag.
Laat hem vastleggen wat eruit komt, in bestanden die blijven staan. Acties, besluiten, aandachtspunten.
Houd de cijfers erbuiten zolang ze uit losse exports komen. Niet omdat het niet kan, maar omdat je het antwoord dan niet kunt controleren.
Bottom Line
Een assistent maakt je niet slimmer over je eigen bedrijf. Hij laat zien hoeveel je erover hebt vastgelegd.
De helft van je tweede baan die in mail, agenda en documenten zit, kun je volgende week grotendeels uit handen geven. De andere helft wacht op iets anders: één plek waar de cijfers van de hele groep samenkomen, met een schema dat klopt en een spoor dat je kunt navertellen. Doe je dat niet, dan houd je een assistent met een uitstekend geheugen voor alles behalve je cijfers.
Dat is ook de volgorde die wij bij Smartbooks aanhouden. Eerst de basis, dan AI erbovenop. Andersom levert het een snel antwoord op dat je niet durft door te geven, en daar heeft niemand iets aan.
Tot de volgende keer,
Jaap